หลักการและเหตุผล

การเข้าถึงข้อมูลเอกสารที่เป็นระบบ สะดวก ง่าย ปลอดภัย คือ สิ่งที่พนักงานผู้ปฏิบัติงานทุกคนต้องการ พนักงานส่วนมากจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเอกสารเพื่ออำนวยความสะดวกหรือประสานงานในส่วนต่างๆ ได้อย่างคล่องตัว หากที่ผ่านมา เอกสารอาจถูกสืบค้นด้วยความยุ่งยากและไม่สะดวก หากเป็นเช่นนั้น จะถือว่าไม่สามารถบริหารจัดการงานเอกสารได้ดี  ซึ่งไม่ควรเกิดขึ้นในยุคปัจจุบัน ที่เป็นยุคของการทำงานที่ง่าย สะดวก หรือถ้าพูดแบบไทยแลนด์ 4.0 คือ ทำน้อยได้มาก  โดยหน้าที่ในการจัดการเอกสารเหล่านี้มักต้องเกิดจากพนักงานสำนักงาน  พนักงานสำนักงานจึงต้องเสริมเทคนิคการจัดระบบเอกสารกระดาษ ให้ได้มาตรฐาน และมีประสิทธิผล เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานสำหรับส่วนต่างๆ  ให้คล่องตัวด้วยการบริหารจัดการเอกสารที่ทันสบายในแบบมาตรฐาน 5 ส. ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการใช้และจัดเก็บข้อมูลร่วมกันอย่างเป็นระบบการใช้ระบบ Intranet ในการจัดเก็บข้อมูล  ผ่าน Server  หรือ  Cloud Computing ภายในองค์กร   อย่างไรก็ตามหลักสูตรนี้มุ่งเน้น เพิ่มแนวทางการบริหารไฟล์ข้อมูล โดยใช้ระบบการจัดการ  ให้เกิดความสะดวก และปลอดภัย ในการใช้ข้อมูลร่วมกันในองค์กร เพื่อเกิดความคล่องตัวในการทำงาน ลดซ้ำซ้อน และสูญหายของเอกสารได้เต็มประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ “พนักงาน” เข้าใจระบบบริหารการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
2. เพื่อให้ “พนักงาน” เรียนรู้พัฒนาการงานจัดเก็บเอกสารและปรับปรุงเพื่อให้เกิดคุณภาพในการสืบค้นและจัดเก็บในยุคของเทคโนโลยี
3. เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ถึงระบบเครือข่ายกับการจัดเก็บเอกสารเพื่อสนับสนุนการทำงานทุกฝ่าย

สิ่งที่ผู้อบรมจะได้รับ

เรียนรู้การถ่ายโอนระบบเอกสารจากระบบเดิมสู่ระบบใหม่ เพื่อปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดเก็บเอกสาร สามารถสร้างการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลได้อย่างมีมาตรฐานมาตรฐาน 5 ส ให้ “เก็บง่าย หายรู้ อยู่เห็น ดูเป็นระเบียบ

หัวข้อการบรรยายและกิจกรรม

• วิเคราะห์เส้นทางเอกสาร วิเคราะห์และพัฒนาเอกสารการทำงาน ***
• การถ่ายโอนระบบเอกสารจากระบบเดิมสู่ระบบใหม่ ปรับเปลี่ยนเป็น E-document
• ปัญหาและข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดเก็บเอกสาร
• ระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีมาตรฐาน 5ส. และง่ายต่อการค้นหา “เก็บง่าย หายรู้ อยู่เห็น ดูเป็นระเบียบ”
• การจัดเรียงแฟ้มเอกสารที่สอดคล้องกับการใช้งานและบริหารเอการตามระบบกฎหมาย
• การสร้างคู่มือการจัดเก็บเอกสารและ ดัชนีแฟ้ม
• เทคนิคการจัดระบบและควบคุมเอกสาร ไม่ให้เกิดการ “ซ้ำซ้อน สะสม และสูญหาย
• การใช้ระบบ Network เพื่อสร้างรูปแบบการใช้และจัดเก็บข้อมูลร่วมกันอย่างเป็นระบบ
• การจัดเก็บและการสร้าง ไฟล์ข้อมูลแบบ Online
• การสร้างความปลอดภัยให้กับไฟล์เอกสารแบบ Offline
• การใช้งานเอกสารกลางของพนักงานขาย ด้วยระบบ Cloud
• แนะนำโปรแกรมกู้คืนหรือการสำรองไฟล์ข้อมูล / กฏหมายที่เกี่ยวข้อง

รูปแบบและลักษณะของการฝึกอบรม

วิธีการฝึกอบรม :   บรรยาย 50%  Workshop นำเสนอผลงาน  30%
จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม : 30 คน
ระยะเวลาในการอบรม : 1 วัน
สถานที่จัดฝึกอบรม : ภายในบริษัทของท่าน
วิทยากร :  วิทยากรผู้เชี่ยวชาญจากสถาบันฝึกอบรม เอช อาร์ ทีมเวิร์ค
ค่าใช้จ่ายในการอบรม : 27,000  บาท (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)